Quando a informação do campo chega tarde demais para servir
Na Comgás, a inspeção de rede de gás levava dez minutos entre papel e câmera, e o inspetor ainda digitava tudo à noite. Hoje leva menos de três.
O dia do inspetor não terminava quando ele terminava a última inspeção. Terminava depois, em casa ou no escritório, com a prancheta do lado do computador, digitando no sistema da empresa tudo o que tinha anotado no papel ao longo do dia.
Era assim a inspeção das redes de gás da Comgás. A tubulação que chega nas casas, nos restaurantes, a que corre por baixo da rua. O inspetor ia até o ponto, preenchia a ficha à mão, tirava as fotos com uma câmera e seguia para o próximo. Cada inspeção levava cerca de dez minutos. E depois de fazer o trabalho uma vez no campo, ele fazia de novo na frente da tela.
Quando não era ele quem digitava, era pior. Outra pessoa pegava a ficha e tentava ler a letra de quem escreveu apressado, em pé, na calçada. Nem sempre conseguia.
A semana que mudou o projeto
Antes de propor qualquer coisa, passamos uma semana acompanhando os inspetores em campo.
O caminho óbvio seria trocar o papel por um aplicativo: pegar a ficha que existia e colocá-la numa tela. Teria funcionado, e teria sido um desperdício.
O que a semana mostrou foi que os inspetores sabiam exatamente o que estava errado na ficha. Sabiam como ela poderia ser organizada para render mais em campo, quais campos não precisavam ser escritos à mão, e o que eles anotavam de novo a cada visita a um lugar onde já tinham estado.
Esse último ponto foi o que mais mudou o desenho. Boa parte da inspeção é recorrente: o mesmo trecho de rede, o mesmo cliente, visitado de tempos em tempos. No papel, cada visita começava do zero. O inspetor escrevia de novo tudo o que não tinha mudado desde a última vez.
A ficha que já chega preenchida
Então a ficha nova não foi a cópia digital da antiga. Foi reescrita a partir do que os inspetores contaram.
O que o sistema já sabe, ele preenche sozinho. Quando o inspetor chega num ponto que já foi inspecionado, a ficha abre com o que foi registrado na visita anterior, e ele só confere e corrige o que mudou. A foto é tirada no próprio aparelho e já fica presa à inspeção certa, sem câmera separada e sem ninguém casar arquivo com ficha depois.
Onde a rede passa sem sinal de celular, o inspetor continua trabalhando normalmente. O que ele registrou sobe sozinho quando a conexão volta.
E ninguém digita nada à noite. O que o inspetor registra na calçada vai direto para os painéis de acompanhamento da companhia, que mostram a situação da rede enquanto ela ainda está sendo inspecionada, e não o que aconteceu na semana passada.
Dez minutos viraram três
A mesma inspeção que levava cerca de dez minutos entre papel e câmera passou a ser feita em menos de três na maioria dos casos. Sem contar o tempo que sumia inteiro: a digitação do fim do dia, que simplesmente deixou de existir.
Isso mudou o tamanho das equipes. Com menos tempo por inspeção e sem a etapa de digitação, o trabalho passou a caber em equipes menores, e o inspetor ficou mais independente. Ele sai com o aparelho, faz a rota e o dado já está onde precisa estar. Não depende de ninguém na base para o trabalho dele virar informação.
A resistência, e o que a quebrou
Sempre há resistência quando se muda a forma de trabalhar de uma equipe, e aqui também houve. Quem preenche a mesma ficha há anos sabe fazer aquilo de olho fechado.
O que quebrou a resistência foram duas coisas. A primeira é que a melhora apareceu em muitos pontos ao mesmo tempo, e ficou evidente rápido: menos tempo na calçada, nada para digitar à noite, nenhuma ficha voltando por letra ilegível. A segunda é que o inspetor continuou sendo ouvido depois da semana de acompanhamento. Quando ele apontava algo que atrapalhava, a correção vinha. Em poucos meses a mudança estava absorvida pelas equipes de campo, e já não era a ferramenta nova, era a ferramenta.
O projeto começou em 2018 e continua ativo até hoje. A ficha de hoje não é a de 2018: é o resultado de anos de gente em campo dizendo o que dava para ser melhor.
Se o seu time de campo ainda termina o dia digitando o que escreveu no papel, é esse o tipo de caminho que a gente encurta. E costuma começar do mesmo jeito: indo junto com eles.